社内報は出して終わりじゃない！効果的な社内報の運用ができるオプション機能10選

Web社内報は社員に頻繁にアクセスしてもらうことが理想的ですが、社員がログインパスワードを忘れて社内報を見るのをあきらめてしまうケースが実は非常に多いです。 アクセス数アップの障壁になっているID/パスワード管理ですが、シングルサインオン機能を有効にすることでこの問題を解決し、Web社内報へのアクセス数アップを図ることができます。

シングルサインオンは「Google」「Microsoft365」「Microsoft365（中国）」「汎用シングルサインオン（OpenID Connectに対応した各種プラットフォーム）」に対応しています。 ID/PWログインを含め、様々なログインパターンを組み合わせることができます。ラベル表示の変更も可能なので、会社毎に認証プラットフォームが異なる場合にも迷わないようにすることができます。 XBOARDのログイン画面からログインしたい方式を選択することで、各プラットフォームのログイン画面が表示され、ログイン認証が完了するとXBOARDに戻ってログイン完了状態になります。 シングルサインオン設定をすることで、ID・パスワード管理を1つに集約することができるので、ログインできないことによる社内報アクセス低下を防ぐことができます。 また、シングルサインオン設定を1つのみにすることで、ログインフォーム自体も省略することができ、ログイン中の画面を表示せずに自動的にログインさせることもできます。

Web社内報の効果を高めるためによく話題に出るのが社内ポータルサイトの存在。 全社員がアクセスする社内ポータルにWeb社内報の導線を設置することで、社内報のアクセス数アップが見込めるというものです。 XBOARDはWeb社内報の発行・運用に特化したサービスですが、記事投稿やお知らせ機能、カテゴリ設定等を利用することで社内ポータルサイトのような使い方をすることができます。 XBOARDは株式会社アマナの動画制作ノウハウ等を共有するための「ナレッジ共有サービス」を元にしたサービスだったので、 投稿する記事にはナレッジ・ノウハウを持った社員の顔写真やメールアドレス、電話番号などすぐに「ヒト」にアクセスすることができる設計となっています。 また、社内の誰が何のナレッジ・ノウハウを持っているのかを知るためのユーザー検索機能があり、これを活用することで社内ポータルサイトの社員検索機能とすることができます。

ユーザー検索を有効にすると、公開ページのグローバルヘッダーメニューに「ユーザー検索」のリンクが追加されます。 利用している全ユーザーをキーワード（ユーザー名、メールアドレス、会社名、組織名）で検索する事ができ、会社単位での絞り込み表示も可能です。 また、各ユーザーのメールアドレス、電話番号（個別で非表示設定が可能）も表示されるので、簡単に連絡を取ることができます。 該当ユーザーがクレジットされた社内報を見ることもできるため、社内報閲覧の回遊性アップに繋がります。

社内にどんな人がいるのか、誰がどんな業務ノウハウを持っているのか、どんな想いで仕事に取り組んでいるのか。 企業規模が大きくなるほど、あらゆるノウハウをすべての人が知るというのは困難になり、これでは組織力向上を図るのは難しいです。 XBOARDではトランザクティブ・メモリーという考え方を大事にしており、組織の全員が同じナレッジ・ノウハウを知るのではなく、組織の誰が何を知っているかだけを組織の全員が知ることを目指しています。 各支店、海外拠点、子会社、関連会社など垣根を超えてヒトとヒトを繋げることができます。 XBOARDでは単なるWeb社内報としての使われ方だけではなく、社内のヒト・モノ・コト・オモイの共有と共感をつくり、従業員エンゲージメントを高めることで組織を活性化します。

社内報を発行することの目的のひとつに、従業員エンゲージメントを高めることがあります。 このために有効な手段が、社員間のコミュニケーション・インターナルコミュニケーションを活性化することです。 従業員エンゲージメント向上のために有効なグッド機能についてご紹介します。

グッド機能を有効にすると、記事に「グッド！」することができるようになります。 設定は下記の5パターンあります。

• デフォルト設定（グッド機能無し）
• グッド機能のみ有効
• グッド機能とグッド数の表示
• グッド機能とグッド数の表示とグッドしたユーザーの表示（ユーザーページへのリンク無し）
• グッド機能とグッド数の表示とグッドしたユーザーの表示（ユーザーページへのリンク有り）

社内報のアクセス数を最大限アップさせるために、グッド機能はすべて有効にし、ユーザー検索機能も有効にすると良いでしょう。 こうすることでグッドしたユーザーのユーザー詳細ページへのリンクが追加され、社内報アクセス数アップで重要な人を軸にした回遊性を向上することができます。

従業員エンゲージメント向上やインターナルコミュニケーション促進のためには、コメント機能も有効です。 コメントを投稿することで、投稿したユーザーが誰とつながっているのか、どんな記事にクレジットされているのかも見れるので、回遊性アップ・社内報のアクセス数アップが見込めます。 また、コメントの投稿を任意の人にお知らせすることもできるので、社員間コミュニケーションを促し、従業員エンゲージメントを高めることができます。 コメントお知らせ機能はプッシュ型のアプローチなので、閲覧率アップも期待できるのと、お知らせしたユーザーの人・記事のつながりも確認できるため回遊性アップに繋がります。

閲覧率が高い社内報のテーマに、人にフォーカスした記事があります。 社内報を一つだけ見て終わりではなく、人を軸にした社内報のアクセス数アップ・回遊性向上のためにつながり機能は非常に重要です。 また、人にフォーカスした社内報を多く公開することで、従業員エンゲージメントの向上に繋げることができます。

Web社内報の多言語対応に悩んでいる広報担当者の方も多いのではないでしょうか。 XBOARDでは多言語対応として英語・中国語に対応しており、各社内報に複数の言語情報を設定することができます。 海外拠点・子会社・関連会社にも適切にWeb社内報を発行することで、従業員エンゲージメントを高めることができ、規模が大きくなっても組織力向上を図ることができます。

ユーザー自身が使用したい言語を設定することができ、サイト全体が選択した言語に最適化されます。 サイト管理者から発行されるメールマガジンなども、英語を使用言語に設定しているユーザーには英語のメールマガジンが発行されるなど自動対応しています。 社内報のタイトルや本文など、自動で翻訳できない動的コンテンツ部分は各言語に対応したものを設定する必要があります。

Web社内報のタイトルと本文の英語・中国語の設定をすることができます。 コンテンツ部分は自動翻訳できないので、手動で翻訳して設定する必要があります。未設定の場合には自動的に日本語の社内報が表示されます。 Google Chromeでは右クリックから「日本語に翻訳」する機能があるので、すべての記事の多言語設定が難しい場合には、ブラウザの翻訳機能の利用がおすすめです。 コンテンツ部分以外はすべてユーザーが選択中の言語に自動翻訳されるので、ユーザーが操作方法で迷うことはありません。

英語を選択中のユーザーには上記のように表示されます。 英語設定がされているWeb社内報は英語が表示され、未設定のものは日本語が表示されます。 キーワード検索や各種ラベル部分は自動的に英語表示になります。 また、ユーザーグループ機能を活用することで、言語種別に応じた社内報の出し分けやメールマガジン発行の出し分けなど様々な活用が可能です。

ユーザーグループを作成することで、そこに所属するユーザーのみに社内報を発行したり、メールマガジンを発行したりすることができます。 例えば会社毎にユーザーグループを分けたり、「日本」「アメリカ」「ヨーロッパ」「中国」など拠点毎にユーザーを分けたり、様々な使い方ができます。 本社・子会社・関連会社で公開する社内報を変えたり、ユーザーの属性に応じて社内報を出し分けることがユーザーグループ設定で可能になります。

法人の社内報は機密度が高く、情報流出が発生しないようにセキュリティを高めることは非常に重要です。 昨今ではリモートワーク（テレワーク）が普及したことに伴い、VPNを導入する企業も多いので、IPアドレスを用いたアクセス制限がセキュリティを高めるのに非常に有効です。 しかし、VPN設定を行っている端末でしか見ることができなくなり、スマホでの手軽なアクセスが難しくなるなどデメリットもあります。 そこで有用なセキュリティ強化設定が、ワンタイムパスワード機能です。 この機能を有効にすることで、ユーザーログイン時にIDとパスワードだけでなく、そのユーザーに設定されているメールアドレス宛に届くワンタイムパスワードの入力をしないとログインが完了しなくなります。

ログインフォームにID・パスワードを入力すると「ワンタイムパスワード認証」画面が表示され、登録されているメールアドレス宛にワンタイムパスワードが送信されます。 他要素認証によるセキュリティ効果は非常に高く、メールを所有している人でないとログイン処理が完了しないので、不正アクセスへの対策になります。

ワンタイムパスワードが発行されたメールは上記のようになっています。 ワンタイムパスワード機能はID・パスワードログインだけでなく、シングルサインオンのログイン方式にも対応しています。 一度ワンタイムパスワード認証が完了すると、同じブラウザでは一定期間ワンタイムパスワード認証が求められなくなるので、ログインの手間が毎回増えるといったことはありません。 IPアクセス制限を外してアクセスしやすくする代わりにワンタイムパスワード認証を有効にするなど、利便性とセキュリティ強化の両立を図ることができます。

紙の社内報を運用している企業が、社内報をWeb社内報だけにすることは難しいという話を聞くことも多く、 社内報をWebだけでなく紙でも発行しているところも多いかと思います。 特に紙の社内報のメリットは、社員の家族などより多くの人に見てもらうことで、従業員エンゲージメントを高める効果もあるかと思います。 そのようなときに、紙の社内報を見ている人をWeb社内報に誘導するために活用できるのがカスタムURL機能です。 この機能を用いることで、XBOARDで作っているWeb社内報への導線を計測できる形にすることができます。

Web社内報への導線（リンク）をどこに設置するかを事前に設定します。 コーポレートサイトや紙の社内報などいくつか作成します。 コーポレートサイト内のニュース記事、紙の社内報の何月版など、詳細に設定していくことも可能です。

カスタムURLの生成画面です。この画面からURLとQRコードを生成することができます。 生成されたURLをコーポレートサイトに設置する、QRコードを紙の社内報に掲載することでカスタムURLの設置は完了です。

設置したカスタムURL・QRコードからの遷移があると、ログ管理のエントリー詳細ログの流入区分に設定した値が表示されるようになります。 アクセスログはCSV出力なども可能なので、流入区分別でのデータ分析など、より詳細な分析と運用が可能になります。 従業員エンゲージメント向上・インターナルコミュニケーションの活性化を図るためには、継続的な運用と社内報のデータ分析が必要不可欠となり、様々なデータを活用することができます。

Web社内報の立ち位置は、利用する法人によって様々あると思います。 Web社内報のみを運用していたり、紙の社内報がメインでサブとしてWeb社内報を使ったりと様々な形があります。 Web社内報を通して社内コミュニケーション・インターナルコミュニケーションを活性化したい、社員間の交流をつくりたい、従業員エンゲージメントを高めたいなどを目的とするところも多いかと思います。 そうした様々な背景を持つ方々に向けて、目的に応じて社内報での情報の出し分けをする表示順序カスタマイズ機能をご紹介します。

設定画面から記事詳細ページの表示順序を変更することができます。 標準設定では、「記事本文」「コメントエリア」「クレジットエリア」「関連記事エリア」「おすすめ記事エリア」の順番に表示されます。 交流を重視したい場合にはコメントエリアを上部に、ヒトのつながりでたくさんの記事を見てほしいならクレジットエリアを上部に、 回遊性を高めるために閲覧率の高い記事を表示したいなら関連記事エリアを上部に、 Web社内報運用管理者が見てもらいたいと思っている重要記事のアクセス数をアップさせたいならおすすめ記事エリアを上部に表示するよう設定するのがおすすめです。 各サイトにおけるWeb社内報の役割や運用ポリシーに応じて適切にカスタマイズすることで、従業員エンゲージメント向上とインターナルコミュニケーションの活性化が図れます。

Web社内報は全社員に見てほしいものですが、なかなか見てくれない社員がいるのも事実です。 見てくれない社員の特徴は、パソコンやスマートフォンに触れる機会が少ないというものがあります。 例えば工場で勤務する、他の社員と会話することなく黙々と業務を行うなど、どうしても「Web社内報」という存在と遠い業務の方も多いです。 Web社内報のアクセス数をアップさせるためには、まずどういったWeb社内報があるのかを認知してもらうことが第一歩です。 この認知に非常に効果的を発揮するのがデジタルサイネージ機能です。

デジタル・サイネージ（Digital Signage＝電子看板）とは、平面ディスプレイやプロジェクタなどを用いて文字や映像を表示する情報・広告媒体です。 印刷されている媒体では固定の情報（静的情報）しか表示できませんが、デジタルサイネージを用いることでリアルタイムで動きのある情報（動的情報）を表示することができます。

XBOARDのデジタルサイネージ機能では、既存のWeb社内報を任意のディスプレイに表示することができます。 表示テンプレートは標準でフルHD横型、フルHD縦型の2種類があり、オプションとして任意のデザインにカスタマイズすることもできます。 Web社内報から指定したカテゴリ、エントリータグ、ユーザーグループにマッチする社内報を自動でデジタルサイネージに表示します。

実際にディスプレイに表示されるプレビュー画面です。デジタルサイネージの強みは、工場勤務者などPC・スマートフォンに触れることが少ない社員に対して、Web社内報を認知させることができる点です。 会社の廊下やエレベーターホールなど、歩いていたり立ち止まるような箇所に設置することで、どういったWeb社内報が存在するのか、誰が出ている社内報なのか情報発信することができます。 気になる社内報があったら、QRコードをスキャンしてスマホですぐにアクセスすることができます。 閲覧率の高いヒトにフォーカスした社内報のみを表示したり、全社員に絶対に見てほしい社長のメッセージを表示したり、 堅苦しいWeb社内報ではないことをアピールするために社員が飼うペットやグルメ情報を発信するなど、様々な使い方ができます。

Web社内報を発行したら、社内報の発行に気付いてもらう必要があります。 そんなときに便利な機能がチャットサービス連携機能です。 Microsoft Teams、Slack、Google Chatに対応しており、社内報が公開されたタイミングで自動的に社内報タイトル、URLを投稿してくれる機能です。

Web社内報にアクセスすることを社員の習慣にしたい、習慣化することを目標にしているところは多いと思いますが、実際にはなかなか社内報へのアクセス数を増やすのは難しいです。 しかし、Microsoft Teams、Slack、Google Chatを日常的に使用する方は多いので、日常的に利用するチャットサービスと連携する本機能は非常に効果的です。 また、通知に対して社内のチャットで社員がコメントをするなど、社員間コミュニケーションを促すこともできます。 チャットサービス連携でインターナルコミュニケーションを生み出し、従業員エンゲージメントを高めることができます。