紙の社内報とWeb社内報の比較

社内報とは社内広報のことで、会社が従業員に向けて会社のことを知らせるために発行する広報誌になります。会社の規模が数百名以上になってくると、すべての人に等しい情報を伝えるのはどうしても難しくなってしまうため、組織力を強化するためにも社内報という形で広く知らせることが多くなってきます。

社内報は主に2種類あり、紙で発行する社内報とWebで発行する社内報です。

紙で発行する社内報は、一般的に紙面に印刷されている数ページから16ページ程度の書類になります。発行する頻度は企業によって様々ですが、季節毎の年4回、隔月、毎月での発行が多いです。紙の社内報は大量に印刷が必要になることから、外部へ印刷を発注することがほとんどです。そのため、事前に社内報の入稿データを用意する必要があるので、内容が少し古い情報になってしまう傾向にあります。また、従業員数が増えるほどに社内報の発行費用も大きくなってしまうという面もあります。

一方、Web社内報ですが、発行する頻度は企業によって様々ですが、週3回、週1回、月2回の発行などがあります。紙での社内報に比べて発行頻度が多く、1回あたりの内容を少なくする場合が多いです。紙の社内報と違って印刷が不要なため、Web社内報では発行コストもかからず内容の修正も容易なのが特徴です。

社内報を発行する目的はなんでしょうか。理由は企業によって様々ですが、下記などがあります。

• 経営理念、ビジョンの共有と浸透
• 企業文化、風土の醸成
• 組織の活性化と組織力の向上
• 成功事例や失敗事例などのナレッジの共有
• 従業員の帰属意識の向上（離職率の改善）
• インターナルコミュニケーションの活性化

社内報には、従業員に会社のことを理解してもらうことで、経営理念・ビジョンに則った仕事を行えるようにし、より良い会社にしていく目的があるかと思います。 会社の現状や方針を、全社員へ等しく伝えていくことが社内報の役割になります。

また、会社の事業内容や商品について表面的な知識のみを得ただけでは愛社精神を培うことは難しいため、会社の成り立ちや歴史についても伝えて行くことで、創業者や歴代の社長・経営者がどのような思いで商品を作り上げてきたのかを感じることができ、それにより働く意義や意識もより良いものへと変化することと思います。

これらを達成するために社内報を発行するのですが、紙とWebのどちらが良いのでしょうか？
それぞれのメリット・デメリットについて、具体的に見ていきましょう。

紙の社内報の長所として、下記があります。

• プッシュ型なので、強制的に見せることができる
• どこでも誰でも見ることができる
• デザインやレイアウトの自由度が高い

紙の社内報は、Webの社内報に比べて完成までに時間をかけるケースが多いです。また、社内報のデザインやレイアウトも自由にできるため、Web社内報に比べてより多くの表現方法を適用することができます。

紙の社内報の短所として、下記があります。

• 発行コストが高い（社員数に比例して高くなる）
• 情報の鮮度が低い
• 一方的な発信となり、読み手からのアクションができない
• 読み手は欲しい情報を見つけにくい
• 印刷後は内容の追加、修正、削除ができない
• 閲覧数や読了率などの効果測定ができない
• 保管する場所を確保しなければならない
• 新入社員に過去の情報を見せることが難しい
• 見る人を制限することができない

紙で発行する場合のメリット、デメリットは上記のようなものになります。紙の社内報の発行を通してナレッジを共有することで、組織力の向上、インターナルコミュニケーションの促進を図ることができます。

紙の社内報の発行に続いて、Webの社内報のメリットを見てみましょう。
Web社内報の長所として、下記があります。

• 発行コストが定額
• 情報の鮮度が高い
• 読み手から「グッド！」をもらうなど、双方向コミュニケーションが可能
• 欲しい情報を探すために、ワードやカテゴリで検索ができる
• 発行後も内容の追加、修正、削除ができる
• 閲覧数や読了率などの効果測定ができる
• デジタルデータなので、保管場所を考えずにたくさん発行できる
• 新入社員に過去の情報を見せることも容易
• 見る人を制限することができる
• 動画や音声も使える

紙の社内報と比較して、Webの社内報の方が機能の拡張性が高く、社内報を発行するだけでなく、幅広く活用することができる傾向にあります。特に社内報の発行コストが定額となるため、鮮度の高い情報を高頻度で全社員に届ける場合に有効です。

Web社内報の短所として、下記があります。

• プル型なので、更新の通知をしないと気付かれにくい
• 更新頻度が多いため、担当者の負荷が大きい
• 環境が無いと見ることができない
• デザインやレイアウトの自由度が低い

Webで発行する場合のメリット、デメリットは上記のようなものになります。紙とWebのどちらで社内報を発行しても言えることですが、ナレッジを共有することで、組織力の向上、インターナルコミュニケーションの促進を図ることができます。

紙の社内報とWeb社内報のメリット・デメリットを見てきましたが、組織力を強化するためには結局どちらを使えば良いのでしょうか？
紙の社内報にもWeb社内報にもそれぞれメリットがあるため、特徴を理解した上で使い分けていき、インターナルコミュニケーションを活性化することが望ましいです。
紙の社内報には常時性の高い情報を掲載し、Web社内報には即時性の高い情報を掲載していくのが良いでしょう。

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